Wie organisiere ich die Zusammenarbeit in einem Großgruppenworkshop?

Der WIND-Workshop vernetzt Teilnehmer auf eine ganz bestimmte Art und Weise, die ein höchstmögliches Maß an Effizienz und Effektivität garantiert. In diesem Beitrag zeigt Frau Dr. Richter auf, welche Überlegungen hinter der Architektur des WIND-Workshops stehen.

Komplexität erfordert Vielfalt – Komplexitätsmanagement nach Ross W. Ashby

Komplexe Fragestellungen machen es erforderlich, viele Personen in die Lösungsfindung einzubeziehen. Denn große Gruppen weisen viel Wissen, Erfahrung und Intelligenz auf. Der Kybernetiker Ross W. Ashby hat zum Management von Komplexität ein zentrales Gesetz formuliert: “Only variety absorbs variety“. Folglich muss das Team, das eine komplexe Fragestellung bearbeiten soll, so groß sein, dass es das verfügbare Wissen zusammentragen und bündeln kann. Es muss so groß sein, dass es die unterschiedlichen Perspektiven, Bedürfnisse und Interessen von allen

Beteiligten und Betroffenen erfassen und bei der Planung und Durchführung des komplexen Projekts adäquat berücksichtigen kann. Damit das Projekt nicht in der Planung stecken bleibt, ist es erforderlich, die Schlüsselpersonen des Systems einzubeziehen. Die Anzahl der Schlüsselpersonen muss so groß sein, dass sie eine kritische Masse darstellen, um die Veränderung zu tragen. Die Realität sieht meistens ganz anders aus. Mehrere kleine Teams aus fünf bis sieben Personen operieren unabhängig voneinander. Diese Teams werden aus wenigen Spezialisten zusammengestellt. Diese kleinen Teams arbeiten sehr effizient. Doch sie können das komplexe System niemals voll erfassen. Die Spezialisten zeichnen sich durch tiefes und präzises Wissen aus. Doch sie haben ihre Grenzen schnell erreicht. Ihre Arbeitsweise birgt die Gefahr der reduktionistischen Betrachtung. Sie können nur Teillösungen liefern. Zudem sind die kleinen Teams schwer zu koordinieren. Soll die Konsens- und Entscheidungsfindung in Bezug auf komplexe Probleme wirksam und nachhaltig sein, kann sie nicht durch wenige Personen erfolgen, sondern muss viele Personen einbeziehen. Doch traditionell arbeiten sie meist mit einer ineffizienten Methode. Die zielgerichtete Nutzung des vorhandenen Wissens erfordert den strukturierten Wissensaustausch. Die Schlüsselpersonen und Knowhow-Träger müssen aktiv beteiligt werden, ihre unterschiedlichen Blickwinkel integriert und ihr vorhandenes, aber unsichtbares Wissen aktiviert werden.

 

Wie ist der WIND-Workshop aufgebaut? Die Frage nach der Kommunikationsarchitektur

Die Schlüsselfrage lautet: Wie schafft man es, die Wissensarbeit und Wissensarbeiter effektiv und effizient zu managen? Dazu muss die Zusammenarbeit folgende Ergebnisse liefern:

  • Erzielen eines konsistenten Resultats in kürzester Zeit,
  • Volle Nutzung des Potentials aller Beteiligten,
  • Erlangen von Commitment, damit das Ergebnis umgesetzt wird,
  • Erreichen einer gemeinsamen Sichtweise, damit der Konsens mehr als den kleinsten gemeinsamen Nenner darstellt,
  • Minimierung des Steuerungsaufwands (Selbstregulierung/Selbstkoordination).

 

Welche Bedingungen hat eine Methode zu erfüllen, in der das Wissen, die Interessen, die Erfahrungen und Ansichten einer großen Gruppe integriert werden sollen? Die Teilnehmenden müssen sich optimal untereinander vernetzen und wirksam zusammenarbeiten. Es stellt sich die Frage, wie die große Anzahl möglicher Beziehungen in einer größeren Gruppe bestmöglich genutzt werden kann, damit sich jeder Teilnehmer mit jedem anderen intensiv austauschen kann, damit das gesamte und beste Wissen allen Teilnehmenden zur Verfügung steht. Die Methode muss sicherstellen, dass die richtigen Themen bearbeitet werden (Effektivität). Sie muss garantieren, dass dies unter Nutzung von Synergieeffekten geschieht (Effizienz). Wesentlich für die wirksame Integration von Wissen ist somit die Architektur der Zusammenarbeit.

Stafford Beer verwendet für seine Syntegration®, einem Workshop für bis zu 42 Teilnehmern, für die Strukturierung der Zusammenarbeit und die wirksame Integration von Wissen die gleiche Architektur, die R. B. Fuller für seine geodätischen Dome verwendet hat. Das ist das gleichseitige Dreieck. Es stellt ein Optimum an Effizienz mit minimalem Materialeinsatz dar. So werden Prozesse und Strukturen geschaffen, deren Hauptmerkmal Synergie und Integrität ist. Dasselbe Prinzip der Wissensintegration nutzt der WIND-Workshop. Als grundlegende Arbeitsstruktur dient ein Ikosaeder, ein Cube oder ein Oktaeder. Dabei handelt es sich um regelmäßige Polyeder mit kongruent regelmäßigen Seitenflächen und kongruenten Ecken. Somit stoßen an jeder Ecke gleich viele dieser Flächen zusammen. Die Ecken der Polyeder stehen für einzelne Themen, die von den Teilnehmern des Workshops diskutiert werden. Die Kanten repräsentieren die Teilnehmer. Die Kommunikationsarchitektur wird über einen Algorithmus erstellt. Dabei werden die Teilnehmer aufgrund ihrer angegebenen Präferenzen den Ecken mit den Themen zugewiesen. Ebenso werden die Teams aus Gestaltern, Kritikern und Beobachtern zusammengestellt. Die Polyeder maximieren den Wirkungsgrad der Zusammenarbeit, indem die maximal möglichen Beziehungen optimal genutzt werden. Die Informationsdistanz zwischen den Teilnehmern wird verkürzt. Das führt zur Integration von Wissen, Meinungen und Sichtweisen.

 

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